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Sep 222018
 

Organization: TechnoServe
Country: Democratic Republic of the Congo
Closing date: 30 Sep 2018

I. Historique de l’organisation

L’organisation pour laquelle GriffinePlus sous-traitera cette position travaille dans les Pays en voie de développement avec la mission de bâtir des exploitations agricoles, des entreprises et des secteurs d’activités performants et compétitifs. L’organisation est à but non lucratif et développe des solutions d’affaires dans la lutte contre la pauvreté en liant les personnes aux informations, aux capitaux et aux marchés. On croit fermement au pouvoir de l’entreprise privée dans la transformation des vies.

On prend conscience qu’afin de s’assurer que la croissance économique soit une croissance inclusive, la participation pleine et libre de la femme est nécessaire. A cette fin, elle intègre de manière systématique les questions liées au genre dans sa politique de recrutement du personnel et des participants pour ses projets.

II. Description du programme

TechnoServe est membre d’un consortium qui met en œuvre un programme de cinq ans sous l’initiative Feed the Future de l’Agence des Etats-Unis pour le développement international (USIAD) intitulé « Strengthening Value Chains ». Ce programme a pour but d’augmenter les revenus des ménages ruraux travaillant dans les filières soja, café et haricots. La Admin Associate fera partie d’une équipe qui aura pour objectif de développer le secteur du café dans la province du Sud-Kivu. La culture du café a le potentiel d’impacter de façon positive les ménages ruraux car elle représente une opportunité de création de richesses au niveau local, dans une dynamique de croissance économique plus productive. Toutes les activités de soutien seront menées dans une optique de facilitation et prendront la forme de conseil technique.

III. Tâches et responsabilités

a) Liaison entre tous les services de soutien administratif et les équipes sur le terrain

· Assurer la liaison entre les départements des finances, les ressources humaines, la logistique l’approvisionnement et l’équipe café de SVC

· Apporter une assistance aux opérations générales du programme et aux activités sur le terrain.

· Coordonner les demandes d’avances mensuelles et le règlement à temps des avances du mois précédent et s’assurer que la documentation d’appui est correctement fournie au département Finances.

· Assurer la liaison entre le personnel clé du programme et l’aider à s’assurer que le Programme fonctionne efficacement et utilise au mieux les ressources du projet.

· Assister le personnel de terrain dans la coordination de la logistique et des activités du Projet.

· Contrôler et s’assurer que le personnel est en conformité avec les politiques relatives à l’usage des véhicules automobiles et à la sécurité et coordonner le processus de tenue des carnets de bord et de l’entretien des motos sur le terrain.

· Agir comme agent de liaison entre Griffine Plus et le personnel sur le terrain et assurer la soumission à temps des feuilles d’emploi du temps et de la administration des jours de congé.

· Assurer le suivi du traitement des réclamations à la suite d’accidents auprès de l’assurance et suivre les dossiers si nécessaires.

· Assurer le suivi de la rémunération mensuelle des formateurs agricoles par paiement Mobile.

· Faire le suivi avec les ressources humaines de la publication des appels d’offres, du recrutement, de la passation des contrats et du paiement des contractuels

b) Assistance administrative

· Préparer les termes de référence, les demandes de véhicule et d’avance, le suivi de l’émission des ordres de mission, la signature des TdR et le paiement des demandes d’avance.

· Préparer les demandes d’achat en coordination avec le personnel du programme et développer un système de suivi des achats avec le coordinateur de la logistique pour suivre les demandes en cours.

· Procéder à l’analyse du traitement des besoins au niveau des Ressources Humaines, des Finances et de l’approvisionnement et suggérer de possibles gains d’efficacité, là où c’est nécessaire.

· Coordonner les voyages du personnel et les réservations d’hôtel

· Planification et organisation des réunions, des événements et des ateliers et préparation des notes de réunion

· Préparer le terrain pour le personnel international

· Prendre les messages téléphoniques / des visiteurs pour le personnel.

· Aider à la maintenance d’un annuaire téléphonique de tous les acteurs du café

· Coordonner la gestion des documents entrants et sortants au niveau des équipes sur le terrain ainsi que le courrier international.

c) Gestion des fichiers

· Organiser les dossiers Dropbox pour garder une trace de la mise à jour des documents en utilisant un système de classement et d’identification.

· Organiser l’archivage physique des copies et mettre en place un système de classement.

· S’assurer que les besoins en données des autres équipes SVC (par exemple, communication, suivi et évaluation, etc.) sont satisfaits de manière opportune et ordonnée

d) Communication et rédaction de rapports

· S’assurer que la communication et les mises à jour sont régulièrement partagées en interne avec tout le personnel du programme.

· Rédaction de rapports trimestriels et annuels et suivi des demandes d’informations des équipes de terrain.

· Suivi les mises à jour hebdomadaires sont envoyées et compilées tous dans un rapport de synthèse hebdomadaire.

· Traduction de documents de l’anglais vers le français ou le swahili

· Autres tâches et responsabilités selon les instructions du superviseur

IV. Compétences et expérience requises

· Diplôme d’associé requis (BAC + 3)

· Deux années minimum d’expérience opérationnelle dans un poste similaire

· Bonnes compétences en informatique, connaissance des programmes MS Office, y compris Excel

· Aptitude à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome, si nécessaire

· Capacité à appuyer plusieurs programmes à la fois.

· Capacité à organiser les flux de processus et la planification d’événements

· Excellentes compétences en communication

· Maitrise du Français et Anglais exigé ; connaissance du Swahili, Mashi ou Kihavu vivement préférable

How to apply:

Procédure de soumission des candidatures:

Les personnes intéressées et qualifiées à ce poste sont priées de soumettre leurs candidatures contenant un CV et une lettre de motivation sous forme d’un document unique en format Word adressée au Responsable des Ressources Humaines de Griffine Plus (En indiquant 3 personnes de référence (Noms, Fonctions adresse mail etc…)) uniquement par courrier électronique à l’adresse: recruitment@griffineplus.org au plus tard le 30 Septembre 2018.

L’objet de votre mail devra être obligatoirement : Administrative Associate

. Les candidatures féminines sont vivement encouragées, notre politique organisationnelle vise à ce que 40% de nos employés, à tous les niveaux, soient des femmes.

NB:

1. Le non-respect des consignes de soumission entraine automatiquement le rejet de la candidature.

2. GriffinePlus se réserve le droit de limiter le nombre de candidature pour chaque poste.

3. Seuls les candidats retenus seront contactées pour la suite du processus,

4. Tout dossier non retenu sera détruit.

5. Il est porté à la connaissance des candidats que GriffinePlus ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalé car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.

cliquez ici pour les détails et appliquer

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ENTRETIEN D'EMBAUCHE
Questions Typiques
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Questions à poser
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