Dec 122017

Organization: International Rescue Committee
Country: Democratic Republic of the Congo
Closing date: 10 Jan 2018

Job Title: Grants Manager

Sector: Grants

Employment Category: Regular

Location: DRC-Kinshasa

Job Description With headquarters in Kinshasa and field offices in the provinces of North Kivu, South Kivu, and Tanganyika, the IRC is one of the largest humanitarian actors in the Democratic Republic of Congo (DRC). The IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion through carefully designed and professionally-implemented programs. The IRC has been working in the DRC since 1996 and currently operates in five core programming areas – primary health care, community-driven reconstruction and local governance, women’s empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response. These programs reflect IRC’s guiding principles of capacity-building; participation; partnership; protection and promotion of human rights; and holistic programming.

IRC DRC currently has a portfolio comprised of over 20 grants requiring the development and submission of between 50-60 donor reports annually. The Grants Unit is currently composed of three Grants Managers and one Grants Coordinator. Each Grants Manager is responsible for a portfolio of grants determined by the Grants Coordinator. The Grants Manager facilitates the production of timely, high quality proposals, amendment requests and reports to donors, and provides colleagues with proactive advice on donor and IRC regulations compliance for that portfolio. More specifically, the Grants Manager is responsible for the overall grant lifecycle, sub-award lifecycle and grant acquisition, in collaboration with the Grants Coordinator. Grant management responsibilities include: project start-up, grant monitoring and management (tracking expenditure and program progress against project documents, organizing grants review meetings, donor reporting, processing grant modifications, and filing grants documents), and grant closing. Sub-award and partnerships management responsibilities include: sub-award partner identification, selection and vetting, sub-award partner agreement development, sub-awards management, monitoring and accountability and sub-award close-out. In terms of grants acquisition, responsibilities include: opportunities’ identification, strategic evaluation and proposal development, in collaboration with the Grants Coordinator. The Grants Managers work closely with the Kinshasa and province-based Senior Program Coordinators, Kinshasa and province-based support staff and the Field Coordinators. This position will be based in Goma, North Kivu Province with travel within the East of the DRC. Limited travel to Kinshasa will be required. The portfolio of grants currently covered by the Grants Manager focuses on health and women’s protection and empowerment (WPE) programming, but this is subject to change.

Essential job functions Responsibilities Ensure quality and timely proposal submissions and support opportunity identification

  • The IRC DRC system for handling proposal developments with management, programs, finance and operations departments to yield timely and quality submissions is understood and respected.
  • Project proposal development & revisions (issuing and management of timelines and development processes, writing and editing, review, liaison with writers and reviewers etc.) are coordinated and completed effectively as requested by the Grants Coordinator;
  • Monitoring, research and analysis into donor strategies is carried out and shared with program staff.

Maintain positive and constructive relationships with donors, in-country and abroad

  • The Manager serves as IRC DRC focal point for the production of donor reports in their portfolio; this includes liaison with IRC DRC teams and IRC HQ for production, review and submission of reports via the relevant donor interlocutor;
  • Donor reporting requirements are communicated to relevant program and support staff in a timely manner and tracked to yield timely submissions;
  • Donor reports are reviewed for accuracy and quality. This may involve substantial editing, translation and contributing to writing.
  • Donor queries are communicated to relevant team members and addressed in a timely manner;
  • Liaison or representation requirements to donors as the need arises and/or in the absence of regular donor focal points are fulfilled.

Grants Compliance Monitoring and Management

  • A broad and deep understanding of the policies and grant agreements in the grant portfolio as well as IRC regulations and procedures is developed and maintained by the Grants Manager. Relevant program and support staff are trained in these areas with the support of the Grants Coordinator;
  • Compliance risks/issues within the Manager’s portfolio are proactively identified and advice is offered to grants focal points and other IRC DRC staff (senior management, finance, procurement, etc.);
  • Project indicators, expenditure and other grant essential information are tracked and grant review meetings are held on a monthly basis. Grants opening and closing meetings are also organized according to the grant timeline. Essential documents for project planning and tracking are created and shared with relevant IRC staff and partners.
  • Manage realignments, amendments and extensions, as needed, and maintain relationships with donors. Ensure timely project end and appropriate spend in line with contractual requirements.
  • The IRC DRC grants information management and filing system is respected and all donor contractual documents, reports, key correspondence etc. are appropriately filed in up-to-date and consistent soft libraries.

Sub-award management

  • Ensure quality sub-award management in compliance with the IRC’s Sub-award Partner Management System (SPMS), including sub-award start-up, sub-award implementation monitoring, management and accountability, and appropriate sub-award close-out.
  • Track sub-award partners’ deliverables and ensure that partners’ contractual reports are reviewed and feedback is provided.
  • Process sub-awards modifications in a timely manner ensuring that relevant IRC units provide their inputs and approve the modification.
  • Organize sub-award opening, review and closing meetings with partners and IRC relevant units to ensure that partners’ program implementation is on track according to work plan and log frame approved by the donor.

Gestionnaire des subventions L’International Rescue Committee est l’un des plus importants acteurs humanitaires de la République Démocratique du Congo (RDC), avec le siège basé à Kinshasa et des bureaux provinciaux basés au Nord-Kivu, Sud-Kivu, et Tanganyika. L’IRC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à renforcer la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et mis en uvre par des professionnels. L’IRC travaille en RDC depuis 1996 et opère actuellement dans cinq domaines de programmation de base- soins de santé primaires, reconstruction communautaire et gouvernance locale, responsabilisation des femmes et prévention et atténuation de la violence sexuel, éducation et préparation aux situations d’urgence et réponse. Ces programmes reflètent les principes directeurs de l’IRC en matière de renforcement des capacités; participation; partenariat; la protection et la promotion des droits de l’homme; et la programmation holistique.

ETENDUE DU TRAVAIL L’IRC RDC dispose actuellement d’un portefeuille composé de plus de 20 subventions nécessitant l’élaboration et la soumission de 50 à 60 rapports destinés aux bailleurs de fonds chaque année. L’Unité de subventions est actuellement composée de trois Gestionnaires de subventions et d’une Coordinatrice de Subventions. Chaque Gestionnaire est responsable d’un portefeuille de subventions fixées par la Coordinatrice de Subventions. Le/La Gestionnaire de Subventions facilite la production des propositions de haute qualité en temps opportun, les demandes d’amendement et les rapports destinés aux bailleurs de fonds ; et donne aux collègues des conseils proactifs sur le respect des règles de conformité des bailleurs et celles de l’IRC pour ce portefeuille. Plus précisément, le/la Gestionnaire de Subventions est responsable de la gestion globale des subventions, la gestion globale des sous-subventions de partenariat, et le développement de nouveaux projets. Les responsabilités en termes de gestion de subventions incluent : le démarrage du projet, le suivi et la gestion des subventions (suivi des dépenses et progrès du programme, organisation des réunions d’examen de subventions, rapportage bailleurs, traitement de modifications aux subventions et archivage de documents de subvention), et la clôture des subventions. Les responsabilités en termes de gestion des sous-subventions incluent : identification, sélection et vérification préalable des partenaires de sous-subvention, le développement de sous-subventions de partenariat, la gestion, le suivi et la redevabilité des sous-subventions de partenariat, et la clôture de sous-subventions. En termes d’acquisition de subventions, les responsabilités incluent : l’identification d’opportunités de financement, l’évaluation stratégique et le développement de propositions projet. Les Gestionnaires des subventions travaillent en étroite collaboration avec les coordinateurs seniors de programme basées à Kinshasa ou dans les provinces, le personnel de support de Kinshasa et des provinces et les responsables des bureaux provinciaux. Ce poste sera basé à Goma, Province du Nord Kivu avec certains voyages à l’Est de la RDC. Des voyages limités sur Kinshasa seront nécessaires. Le portefeuille de subventions à la charge du Gestionnaire des Subventions concerne essentiellement le programme de Protection et Autonomisation de la Femme et le programme Santé, mais cela peut changer.

FONCTIONS ESSENTIELLES: RESPONSABILITÉS Assurer la soumission des propositions de qualité en temps opportun et aider à identifier des nouvelles opportunités

  • Le système de l’IRC RDC sur la manière de développer des propositions avec l’appui de la direction, des programmes, les départements des finances et des opérations pour soumettre des propositions de qualité en meilleur délai est bien compris et respecté ;
  • L’élaboration de la proposition et les révisions des projets (l’émission et la gestion des échéanciers et des processus de développement, la rédaction et l’édition, la révision, le lien entre les rédacteurs et les réviseurs, etc.) sont coordonnées et complétées efficacement suivant les instructions de la Directrice Adjointe de Subventions et Appui au Programmes;
  • Le suivi, la recherche et l’analyse suivant les stratégies des bailleurs de fonds sont effectués et partagés avec le personnel du programme.

Maintenir des relations positives et constructives avec les bailleurs, dans le pays et à l’étranger

  • Le gestionnaire servira de point focal de l’IRC RDC pour la production de rapports des bailleurs de fonds dans son portefeuille; ce qui inclut la liaison avec les équipes de l’IRC en RDC et du siège pour la production, revue et la soumission des rapports via l’interlocuteur correspondant du bailleur;
  • Les exigences des bailleurs de fonds sur les rapports sont vite communiqués aux staffs concernés des programmes et de support et le suivi est fait pour soumettre les rapports à temps;
  • Les rapports destinés aux bailleurs sont revus pour l’exactitude et la qualité. Ce qui peut impliquer des modifications importantes, la traduction et la contribution à la rédaction.
  • Les questions posées par les bailleurs de fonds sont communiqués aux membres de l’équipe concernés et traitées à temps;
  • Les exigences de liaison ou de représentation chez les bailleurs, selon le besoin et / ou en l’absence de points focaux réguliers des bailleurs sont remplies.

Suivi de la conformité

  • Le Gestionnaire des Subventions développe et garde une compréhension large et profonde des politiques et des accords de subvention dans le portefeuille de subvention ainsi que les règles et procédures de l’IRC. Il forme les staffs concernés des programmes et support dans ces domaines avec le soutien de la Directrice Adjointe de Subventions et Appui aux Programmes;
  • Les risques et toutes autres préoccupations de conformité dans le portefeuille du gestionnaire sont identifiés de façon proactive et des conseils sont offerts aux points focaux des subventions et autres staffs de l’IRC RDC (la direction, les finances, les achats, etc.);
  • Les indicateurs de projet, les dépenses et d’autres informations essentielles liées aux subventions sont suivis et des réunions de revue des subventions sont organisées sur une base mensuelle. Des réunions d’ouverture et de clôture de subventions sont également organisées selon le calendrier des subventions.
  • Gérer des réalignements, des amendements et des extensions, au besoin, et maintenir des relations positives avec les bailleurs et les partenaires.
  • Le système de gestion et classement de l’information des subventions de l’IRC RDC est respectée et tous les documents contractuels des bailleurs, les rapports, courriers importants, etc. sont placés dans un système électroniquement de classement à jour et cohérent.

Gestion de sous-subventions

  • Assurer une gestion de sous-subventions de qualité en conformité avec le système de gestion de sous-subventions de l’IRC, y compris le démarrage des sous-subventions, le suivi, la gestion des sous-subventions et la redevabilité des partenaires, ainsi que la clôture des sous-subventions.
  • Suivre la soumission de livrables de la part des partenaires et veiller à ce que les rapports contractuelles des partenaires soient examinés et des commentaires leurs soient fournis.
  • Traiter les modifications des sous-subventions en temps opportun en veillant à ce que les départements de l’IRC fournissent leurs inputs et approuvent la modification
  • Organiser des réunion d’ouverture, revue et clôture de sous-subventions avec les partenaires afin de s’assurer que la mise en uvre du programme est sur la bonne voie conformément au plan de travail et au cadre logique approuvé par le bailleur.


  • Masters’ degree in International Development, Social Studies or equivalent is required;
  • Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills;
  • Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills;
  • Fluency in French and English, spoken and written, is essential;
  • Superior writing and editing skills. At least two year of previous experience preparing donor reports;
  • Prior experience with the Federal Acquisition Lifecycle and demonstrated experience in managing United States Government contracts and cooperative/grant agreements is required;
  • Demonstrated experience in grants management or program development is required;
  • Good understanding of donor compliance and reporting mechanisms (in particular DFID, EU, OFDA, World Bank and USAID) is an advantage;
  • Technical expertise in health and protection would be advantageous;
  • Prior emergency response technical writing, reporting and donor liaison experience is an advantage;
  • Ability to meet juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure;
  • Strong computer skills: must be competent in the use of Windows MS office programs (Word, Excel), email programs, etc.;
  • Prior professional experience, preferably in Africa in a post-conflict and/or conflict setting. Specific Security Situation/ Housing : The designated base location for this position is Goma in North Kivu Province. Crime and theft are common so there is limited freedom of movement. Civil conflict is ongoing in parts of the Eastern DRC and the area is considered unstable. Strict adherence to security guidelines is requested of all IRC staff. The Grants Manager will be housed in shared housing with other expatriate IRC staff. This position is NOT accompanied.


  • Master en Développement International, Sciences Sociales ou équivalent, est exigé.

  • Bon communicateur avec des fortes compétences d’organisation, de la gestion du temps et d’analyse.

  • Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques

  • Maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé, est indispensable

  • Grandes aptitudes de rédaction et d’édition. Au moins deux ans d’expérience précédente dans la préparation des rapports destinés aux bailleurs.

  • Expérience préalable avec le cycle global des Acquisitions Fédérales et dans la gestion des contrats et subventions du Gouvernement des Etats Unis est exigée.

  • Une bonne connaissance préalable des exigences des bailleurs de fonds et des mécanismes de rapportage (en particulier DFID, EU, World Bank, OFDA et USAID) est un avantage.

  • L’expérience confirmée dans la gestion des subventions ou l’élaboration des programmes est exigé;

  • L’expertise technique en matière de santé et / ou de protection / VBG serait avantageuse;

  • Expérience dans l’écriture de rapports et propositions pour des projets d’urgence est un avantage.

  • Capacité à concilier des priorités concurrentes, respecter délais très serrés et à travailler sous pression

  • Solides compétences en informatique: doit être compétent dans l’utilisation des programmes MS Windows Office (Word, Excel), messagerie, etc.

  • Une expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique dans une situation post-conflit et / ou dans un environnement de conflit Situation sécuritaire spécifique / Logement:

    Ce poste est basé à Goma dans la province du Nord Kivu. La criminalité et le vol sont fréquents, il y a donc une liberté de mouvement limitée. Les conflits civils sont toujours récurrents dans certaines parties de l’Est de la RDC, et la région est considérée comme instable. Le strict respect des normes de sécurité est exigé à tout le personnel l’IRC. Le/La Gestionnaire des Subventions sera hébergé dans un logement partagé avec d’autres staffs expatriés de l’IRC. Ce poste est NON accompagné.

How to apply:

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Questions Typiques
“What are your strengths and weaknesses?” It’s easy to talk about your strengths; you’re detail oriented, hard working, a team player, etc.–but it’s also easy to get tripped up when discussing your weaknesses, Teach says. Never talk about a real weakness unless it’s something you’ve defeated. “Many hiring managers are hip to the overused responses, such as, ‘Well, my biggest weakness is that I work too hard so I need try to take it easy once in a while.’ The best answer is to discuss a weakness that you’ve turned around, such as, you used to come in late to work a lot but after your supervisor explained why it was necessary for you to come in on time, you were never late again.”
Questions à poser
What is the single largest problem facing your staff and would I be in a position to help you solve this problem? This question not only shows that you are immediately thinking about how you can help the team, it also encourages the interviewer to envision you working at the position.